Doručování písemností v pracovněprávních vztazích je poměrně komplikovanou oblastí, které se obšírněji věnuje zákoník práce. Velkou pozornost si zaslouží zejména pojem fikce doručení. O neplatnost doručení fikcí koluje mnoho mýtů a polopravd, tak se společně podívejme jak fikci doručení definují zákony. Ale v rámci článku se zaměříme i na povinnosti zaměstnance i zaměstnavatele, které na ně ZP při doručování písemností ukládá.
Doručování písemností a zákoník práce
Tuto oblast řeší zákoník práce v následujících paragrafech.
- § 334 ZP upravuje obecné ustanovení o doručování zaměstnavatelem
- § 335 ZP upravuje doručování zaměstnavatelem elektronickou formou
- § 336 ZP upravuje pravidla pro doručování zaměstnavatelem prostřednictvím poštovních služeb
- § 337 ZP pojednává o doručování písemnosti určené zaměstnavateli zaměstnancem
Do jisté míry tuto oblast řeší i zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách.
Dále občanský zákoník upravuje právní jednání vůči nepřítomné osobě, a to v § 570 až § 573.
Doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci
Jak je patrné z tří před chvíli zmiňovaných paragrafů ZP (§ 334, § 335 a § 336) je doručování písemností zaměstnavatelem poměrně podrobně definováno, včetně povinností které se toho týkají.
Jednou z těch zásadních je fakt, že zaměstnavatel se musí nejprve pokusit o doručení písemnosti osobně do vlastních rukou na pracovišti. Pokud to není možné, může si zaměstnavatel vybrat z následujících způsobů pro doručení:
- osobně (například v místě bydliště)
- prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (poštou)
- prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací - e-mailem (při splnění dále uvedených podmínek)
- prostřednictvím datové schránky
Doručení prostřednictvím e-mailu
Při doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (e-mailem), musí být splněny následující podmínky:
- zaměstnanec poskytl písemný souhlas s takovým způsobem komunikace
- zaměstnanec sdělil zaměstnavateli adresu pro doručování el. komunikace
- zaslaná písemnost je podepsána uznávaným elektronickým podpisem
Písemnost je zaměstnanci doručena dnem, kdy zaměstnanec potvrdí zaměstnavateli převzetí písemnosti datovou zprávou podepsanou uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Pokud zaměstnanec do tří dnů od odeslání zprávy nepotvrdí tímto způsobem její přijetí, nebo se písemnost vrátí jako nedoručitelná, musí ji zaměstnavatel doručit jiným způsobem. A písemnost se považuje za nedoručenou.
Doručení prostřednictvím datové schránky
Stejně jako v předchozím případě platí, že zaměstnanec musí dát zaměstnavateli souhlas, aby s ním mohl komunikovat skrze datovou schránku. Je tu však jeden zásadní rozdíl a to ten, že pokud se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky do 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou po uplynutí této 10 denní lhůty. Tedy pokud zaměstnavateli dáte souhlas s komunikací skrze datovou schránku a potom ji nečtete, koledujete si o pořádný malér.
Doručení poštou
Přesný termín je doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. I tak ale musí splnit několik podmínek.
- Doručení musí být doloženo písemným protokolem (dodejka / doručenka)
- Pokud nebyl adresát zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu.
- Adresát je informován, že má 15 kalendářních dnů na vyzvednutí. Stejně tak jako jak a kdy si může písemnost vyzvednout.
Může dopis od zaměstnavatele převzít i rodinný příslušník?
Bohužel to není možné, protože zaměstnavatel má povinnost dodat písemnost přímo zaměstnanci. Jediná možnost jak by mohl někdo legálně převzít takovou písemnost je plná moc s úředně ověřeným podpisem. Průkaz příjemce který vydává Česká pošta není pro tyto účely dostatečný a nemůže nahradit ověřenou plnou moc.
Přesto se v praxi setkáváme se situacemi kdy doručení prakticky neproběhlo a proto je tu pojem “fikce doručení”.
Co je to fikce doručení?
Zjednodušeně řečeno se jedná o situaci, kdy se písemnost považuje za doručenou i když ji druhá strana (adresát) nepřevzala. I fikce doručení může mít několik podob.
§ 334 odst. 3 ZP stanovuje, že když dojde k odmítnutí převzetí osobně doručované písemnosti ze strany zaměstnance (ať už je písemnost doručována přímo zaměstnavatelem či osobou za něj oprávněnou jednat), považuje se písemnost za doručenou.
Pozor tento paragraf, se vztahuje pouze na osobní předání a nikoliv na předání písemnosti elektronicky nebo poštou. Rovněž důkazní povinnost je v tomto případě na straně zaměstnavatele. Ten musí prokázat že k fikci doručení došlo. Ideálně tedy podepsaný písemný záznam o neúspěšném pokusu o předání, doplněný o podpisy svědků.
Fikce doručení poštou
Jiná fikce doručení je řešena v rámci § 336 odst. 4 ZP a týká se doručení písemnosti pomocí poštovních služeb. Tato fikce doručení patří mezi ty obecně známé a platí že je písemnost považována za doručenou i tehdy, odmítne-li ji zaměstnanec převzít nebo nevyzvedne-li si ji zaměstnanec na poště nebo na obecním úřadě nejpozději do 10 pracovních dnů po uložení zásilky a vyrozumění adresáta. Podle této fikce doručení se písemnost považuje za doručenou posledním dnem této lhůty.
Poslední fikcí doručení při doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci je situace, kdy zaměstnavatel odmítl zásilku převzít. Například tím, že nechce prokázat svoji totožnost nebo od pracovníka pošty prostě odmítne zásilku převzít. Písemnost je v tomto případě doručena dnem, kdy došlo k odmítnutí převzetí písemnosti - tedy ve chvíli kdy zaměstnanec odmítne zásilku převzít. V ideálním případě by opět mělo dojít k sepsání protokolu o (neúspěšném) předání.
Fikce doručení do datové schránky
Fikce doručení a datová schránka. Zde je to poměrně jednoduché. V rámci datové schránky máte informaci, kdy se zpráva dostala do datové schránky příjemce. Opět po deseti dnech je zpráva považována za doručenou. Bez ohledu na to zda ji příjemce četl nebo ne.
Kdy nastane fikce doručení?
Pár praktických příkladů pro výpočet fikce doručení (platí pro fikci doručení poštou i datovou schránkou). Jak uvidíte počítání fikce doručení není nic složitého.
- 30.8. byla doručena do poštovní schránky výzva k doručení zásilky. Fikce doručení nastane 9.9.2021
- 10.9. byla doručena do poštovní schránky výzva k doručení zásilky. Doručení fikcí nastane 20.9.2021
- 28.9. bylo doručeno info o nové datové zprávě. Doručeno fikcí bude 8.10.2021
Mimochodem, občas se v této souvislosti můžete setkat i s lehce archaickým výrazem “lhůtník fikce doručení”.
Fikce doručení výpovědi podle občanského zákoníku
Pojednává o ní oddíl 5 “Právní jednání vůči nepřítomné osobě”. Jedná se o § 570 - 573. Ony desetidenní lhůty vymezuje Zákon č. 500/2004 Sb. - správní řád.
Neplatnost doručení fikcí
Prokáže-li adresát, že si pro dočasnou nepřítomnost nebo z jiného vážného důvodu nemohl bez svého zavinění uloženou písemnost ve stanovené lhůtě vyzvednout, může požádat o zneplatnění doručení (zrušení doručení fikcí).
Nicméně musí splnit několik podmínek. Tou hlavní je, že o prominutí zmeškání úkonu může účastník požádat do 15 dnů ode dne, kdy pominula překážka, která podateli bránila úkon učinit. Další podmínky upravuje § 41 správního řádu.
Doručování písemností zaměstnancem zaměstnavateli
Je v rámci ZP pokryto jediným paragrafem a to § 337. Na zaměstnance při doručování písemností nejsou pochopitelně kladeny tak vysoké nároky a povinnosti jako na zaměstnavatele. Zákoník práce ani pevně nevymezuje způsob způsob doručení, který by musel dodržet. To je rozdíl oproti doručování zaměstnavatelem, u kterého je stanoven způsob doručení do vlastních rukou zaměstnance v případě kvalifikovaných písemností. Na druhou stranu u některých typů doručení je potřeba souhlas zaměstnavatele s tímto způsobem doručení. U doručování zaměstnancem není ani fikce doručení.
Osobní doručení
To, že je volba způsobu doručení na zaměstnanci stanovuje hned první odstavec § 337 “Zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele.” Kdy právě slovo “zpravidla” neznamená výlučně a dává prostor i pro jiné formy doručení. Osobní doručení však bude i tak například u výpovědi asi nejčastější.
Typicky se jedná o předání písemnosti vedoucímu zaměstnanci, či na podatelnu nebo sekretariát. V praxi může nastat situace, kdy nelze zastihnout zaměstnavatele (fyzickou osobu či jeho statutární orgán) a ostatní zaměstnanci odmítají převzít písemnost jelikož mají obavy že k tomu nejsou oprávněni.
Zde platí, že vedoucí pracovníci jsou však vždy oprávněni k převzetí písemnosti a pokud by ji odmítali převzít, je pracovněprávní písemnost stejně považována za doručenou, neboť se dostala do sféry dispozice zaměstnavatele (zde vidíte jistou podobnost s fikcí doručení, která se uplatňuje na straně zaměstnance). Rovněž ji mohou přijmout zaměstnanci, u kterých je přebírání písemností takového typu součástí výkonu práce. Typicky se jedná o pracovníky personálních a mzdových oddělení, pracovníci na recepci, podatelně, vrátnici atd..
Pokud to zaměstnanec požaduje, je zaměstnavatel povinen převzetí písemnosti písemně potvrdit ( ZP § 337 1) )
Doručení elektronickou formou
I tato forma je přípustná, ale opět platí že ji může zaměstnanec využít jen se souhlasem zaměstnavatele. Ten také musí oznámit na jakou e-mailovou adresu má být e-mail odeslán. A s ohledem na jistá její specifika jako třeba nutnost aby písemnost byla podepsána elektronickým podpisem zaměstnance ve smyslu § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb, tento způsob předání pro mnoho lidí komplikuje a proto pokud nechcete doručovat z nějakého důvodu osobně, tak doporučuji využít doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zjednodušeně řečeno “poštou”.
Stejně jako při doručení ze strany zaměstnavatele platí, že pokud zaměstnavatel převzetí písemnosti do 3 dnů od odeslání zaměstnanci takto nepotvrdí nebo pokud se písemnost vrátí zaměstnanci jako nedoručitelná, doručení písemnosti není platné a zaměstnanec musí písemnost doručit jiným způsobem.
Doručení datovou schránkou
Opět platí že zaměstnavatel s tímto způsobem musí souhlasit. V případě, že zaměstnavatel souhlasil a zaměstnanec takto zprávu odeslal, tak se považuje za doručenou ve chvíli dodání do datové schránky adresáta.
Doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb
Prvně trochu teorie:
Písemnost zaměstnance je doručena když se dostane do sféry vlivu zaměstnavatele. To znamená, že získá možnost seznámit se s jejím obsahem. Není přitom důležité zda se zaměstnavatel s obsahem písemnosti seznámil. Zásadní je, že měl možnost se seznámit. Takže pokud např. recepční poštu přebrala, ale již nepředala v rámci firmy dál nemění nic na tom, že je písemnost považovaná v moment převzetí za doručenou.
V situaci, kdy zaměstnavatel písemnost převzít odmítá nebo mu ji osobně předat nelze z jiných důvodů, je doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb nejdostupnější řešení. Pak je optimální písemnost zaslat zaměstnavateli s dodejkou, neboť budete potřebovat potvrzení o doručení v písemné podobě.
Co je to teorie dojití?
Každý ze zúčastněných subjektů, jak odesilatel, tak i adresát, odpovídá za svou sféru vlivu. Odesilatel tedy odpovídá za to, že dojde nejen k odeslání písemnosti, ale i k jeho přepravě, adresát odpovídá za svou sféru vlivu v tom smyslu, že odpovídá i za okolnosti, které mu brání se s projevem vůle seznámit. Např. to, že musí pravidelně kontrolovat svou poštovní schránku.
Zdroje:
- zákon č. 89/2012 Sb. - občanský zákoník
- zákon č. 262/2006 Sb. - zákoník práce
- zákon č. 500/2004 Sb. - správní řád