Home office (česky práce z domova) je v dnešní době poměrně rozšířeným benefitem. Samozřejmě ho ze svého principu nelze využívat u všech typů pozic, ale u kancelářské práce většinou žádné zásadní překážky nejsou. Jaké jsou jeho výhody i nevýhody?
Home office - pravidla
Home office se za poslední roky dostal z pozice více či méně podporovaného benefitu pro zaměstnance do běžného standardu pro mnoho zaměstnanců. Na tuto poměrně razantní změnu nebyl připraven zákoník práce, který tuto problematiku upravuje poměrně okrajově. Výklad této problematiky tedy není zcela jednoznačný. Věnoval jsem několik dní analýze situace a pokusil jsem se dát dohromady ucelený přehled, který se týká často zmiňovaných otázek.
Dohled zaměstnavatele při práci z domova
Z pohledu zaměstnavatele je nějaká forma kontroly zaměstnance pochopitelná. Nicméně při práci z domova nemá rozhodně zaměstnavatel právo narušovat soukromý prostor zaměstnance. Zaměstnavatel má právo na kontrolu pracovního výkonu zaměstnance a dodržování povinností, které vyplývají z pracovní smlouvy či vnitřních předpisů zaměstnavatele.
Když se podíváme do zákoníku práce, tak v pracovní smlouvy můžete přečíst, že existuje povinnost vedoucích zaměstnanců řídit a kontrolovat práci podřízených zaměstnanců a hodnotit jejich pracovní výkonnost a pracovní výsledky. Dále v rámci § 301 že zaměstnanec využívá pracovní dobu a výrobní prostředky k vykonávání svěřených prací.
V případě, že je zaměstnanec fyzicky na pracovišti tyto kontroly probíhají nejčastěji osobně. Jaké možnosti má reálně zaměstnavatel na dálku? Může kontrolovat zda je zaměstnanec v rámci pracovní doby skutečně aktivní a přitom v "domácím pracovišti". Rovněž je častou formou "výkazu pracovní činnosti". Což je de facto zpráva o tom co zaměstnavatel během dne pro zaměstnavatele vykonal. Jednou z dalších forem je i sdílení kalendáře zaměstnance s nadřízeným, což může být praktické za situace, kdy má pracovník hodně pracovních schůzek.
Častou otázkou je, zda může zaměstnavatel sledovat na co zaměstnanec pracovní prostředky (v případě home office nejčastěji počítač a telefon) využívá. Zde je důležitá, zda zaměstnavatel povoluje využití této techniky i pro soukromé účely. Pokud nepovolí, má právo kontrolovat dodržení tohoto předpisu a to i pomocí elektronických prostředků - snímání obrazovky či log akcí, které se na počítači nebo telefonu udály.
Dalším častým dotazem je to zda má zaměstnavatel právo požadovat po zaměstnanci zapnutí kamery během online meetingu. Názory expertů se různí, ale většinou se shodují, že se jedná o oprávněný nárok s ohledem na možnost kontroly zda zaměstnavatel pracuje. Komplikovanější situace je s pořizováním videozáznamů z jednání, s kterým musí souhlasit všichni účastníci.
Home office zákoník práce
V tuto chvíli není v zákoníku práce problematika homeoffice příliš pokryta. Zmínit lze například § 317. To se má brzy změnit, protože v připravované novele ZP je snaha MPSV HO poměrně silně regulovat. Jejich (pravděpodobně) dobře míněná snaha však může vyústit v takovou administrativní náročnost pro zaměstnavatele, že dojde ke snížení nabídky práce na home office .
Home office a cestovní náhrady
Ačkoliv se na první pohled může zdát tento dotaz jako úsměvný, tak v praxi může nastat. První varianta je jednoduchá, zaměstnanec je vyslán na pracovní cestu mimo místo svého bydliště i mimo svoje běžné pracoviště.
Druhá situace je, že zaměstnavatel měl v daném dni pracovat z domova, ale byl neočekávaně a okamžitě povolán na na běžné místo pracoviště. V tomto ohledu mu může vzniknout nárok na cestovní náhrady, v souladu s § 152 písm. c) ZP.
Home office a pracovní doba
Zde je důležitý § 316 ZP, který uvádí že "zaměstnanec vykonává práci podle dohodnutých podmínek v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje". V praxi může dojít k tomu, že si zaměstnanec určuje pracovní dobu vyloženě sám. Nebo že mu ji určuje vedoucí pracovník, případně tzv. hybridní režim, který je kombinací výše uvedených možností. O kterou možnost se jedný určuje zaměstnavatel v rámci pravidel home office. Pokud tato pravidla stanovena nejsou, jedná se o první variantu.
Ve všech případech však platí, že zaměstnavatel musí zaměstnanci umožnit evidenci pracovní doby. Zaměstnanec by měl pracovní dobu vykazovat podle skutečně odpracované doby. V praxi je to něco se příliš neděje. Zejména u profesí, které nejsou ze své podstaty příliš vázané pracovní dobou - např. vývoj, marketing, produkt atd.. je běžné že lidé si rozloží práci do celého dne (či týdne) a v docházkovém systému si vyplní 9-17.
Za situace kdy si zaměstnanec sám určuje kdy pracuje nemá nárok na příplatky za práci ve státní svátek. Počítá se s tím, že si svoji práci nerozvrhne tak aby probíhala ve svátek. Viz § 317 ZP. Situace je odlišná při práci v noci nebo o víkendu, ty (respektive příplatky za ně) zákon v takovém případě nevylučuje. Z pohledu zaměstnavatele je opět vhodné, aby dohodl se zaměstnanec pracovní dobu i při práci z domova a tím se vyhnul nutnosti platit více za práci o víkendu nebo v noci.
Home office a práce přesčas
I zde platí, že práce přesčas je nařízena vedoucím pracovníkem. Tudíž není možné, aby si zaměstnanec práci přesčas určoval sám.
Pracovní pohotovost
I při homeoffice je možné držet pracovní pohotovost. V praxi se to často děje zejména u IT profesí, jako jsou správci sítě nebo programátoři fungující v režimu devops. V takovém případě je pochopitelně nutné aby si zaměstnanec rozvrhl pracovní dobu na jiný čas, než ten ve kterém má držet pracovní pohotovost. Ideální je z pohledu zaměstnavatele tuto situaci ošetřit tak, že zaměstnanec nemá možnost libovolně si určovat pracovní dobu.
Pokud během pracovní pohotovosti dojde k výkonu práce, může se jednat o práci přesčas za kterou náleží patřičné příplatky.
Náklady při práci z domova
Jedná se o jednu z nejkomplikovanějších oblastí práce z domova. ZP § 2 odstavec 2 říká, že práce musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. § 151 ZP dále říká, že zaměstnavatel má povinnost poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu v souvislosti s výkonem práce vzniknou. Zaměstnavatel může vnitřním předpisem stanovit výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce.
Z pohledu daně z příjmů, se náhrada takto vynaložených nákladů nepovažuje za příjem. Nicméně by se muselo jednat o služby či předměty, které budou plně využívány pro výkon zaměstnání. Když to přeženu, tak vám zaměstnavatel může proplatit novou pracovní židli a vy na ní můžete sedět jen při výkonu zaměstnání z domova. Podobný případ jsou náklady na vodu a elektřinu v domácnosti. Těžko bude uznatelné, že všechny náklady na vodu a elektřinu jsou spojeny se zaměstnáním. Ale nějaká jejich poměrná část uznatelná bude. Vždy se však jedná o odhad, jaká část se týká pracovní části a jaká soukromé.
Přemýšlíte, proč je to z daňového pohledu tak komplikované? Jelikož náhrady jsou nezdanitelné, u ministerstva financí je obava, aby reálně nedocházelo k přelivu finančních toků z klasických mezd právě do náhrad.
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci z domova
Při doslovném výkladu zákoníku práce by se při práci z domova použila obecná úprava bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v plném rozsahu. Což by bylo v praxi velmi obtížně splnitelné. Teoreticky by měl zaměstnanec zajistit kompletní vybavení svého domácího pracoviště typu lékárničky nebo hasícího přístroje. A zaměstnavatel by měl všechny tyto náležitosti kontrolovat. Realita je mnohem benevolentnější. Některé společnosti využívají formu čestného prohlášení, ve kterém zaměstnavatel prohlásí že je vše v pořádku. V jiných společnostech se tato oblast neřeší vůbec. Je zde více než jinde vidět, jak právní rámec zaspal oproti reálnému světu.
Home office a pracovní úraz
Ani v této oblasti nejsou zásadní odlišnosti oproti úrazu v místě běžného pracoviště. Stále platí, že zaměstnanec má povinnost pracovní úraz oznámit a zaměstnavatel ho poté musí prošetřit. Proto by měl vstoupit i do bydliště zaměstnance. Ten mu to však nemusí umožnit. V takovém případě, však nemá nárok na náhradu škody. Teoreticky lze dojít i ke vzniku nemoci z povolání při práci z domova. Opět by však muselo být prokázáno, že se jedná o důsledek práce z domova.
Proč home office?
Z pohledu zaměstnance je hlavní výhodou ušetřený čas, který získá, když nemusí cestovat do práce. Další výhodou je snazší sladění osobního a pracovního života. Představte si situaci, kdy například očekáváte pracovníka na odečet energií v domácnosti. Často víte jen časové rozmezí, ve kterém dojde na váš byt či dům. A kvůli pár minutám je nepříjemné brát si dovolenou na půl (či dokonce celý den) dne. Home office je pro tuto situaci elegantním řešením.
U některých zaměstnanců může vést domácí prostředí k vyšší výkonnosti, kdy získají klid na práci a nejsou rušeni. U druhé skupiny to může mít přesně opačný efekt. Ať už kvůli dětem doma, nebo kvůli faktu, že je prostě těžší se donutit pracovat doma. Zde je to skutečně hodně individuální a nelze jasně říct, zda je práce z domova efektivnější nebo nikoliv. Co je však výsledkem mnoha průzkumů, je vyšší spokojenost u zaměstnanců, kteří možnost práce z domova mají.
Pohled zaměstnavatele
Z pohledu zaměstnavatele jsou tu kromě spokojenějších zaměstnanců i další možné výhody. Při častém systému práce z domova nemusí držet tolik fyzických pracovních míst a nabízí se možnost náboru pracovníků i ze vzdálenějších lokalit.
Home officy mají i své stinné stránky a těmi je zejména odloučení od kolegů, menší pocit sounáležitosti s firmou a v případě využití mailů či interních chatovacích systémů pak i asynchronní forma komunikace. To znamená, že čekáte, než vám druhá strana odpoví. V kanceláři je běžné, že si kolegu odchytíte na chodbě nebo v kuchyňce a rychle vyřešíte drobný problém či nedorozumění. Na dálku to může trvat déle, a ještě se hůře přenášejí emoce, jelikož nemluvíte tváří v tvář. Dalším častým nešvarem je technická nepřipravenost firmy pro práci z domova. Může se jednat o aplikaci pro společné meetingy, která nefunguje spolehlivě na všech zařízeních, a nebo od určitého počtu účastníků začne "zlobit". Takové zážitky prohlubují frustraci a vedou účastníky schůzky k tomu, že přece nic nevyřeší, pokud se nesejdou osobně.
To, zda firma může nabízet či nenabízet práci z domova (když odmyslíme pozice u kterých to nedává z principu smysl - např. automechanik, dělník nebo šéfkuchař) záleží čistě na firemní kultuře a důvěře zaměstnavatele ve své pracovníky. Pro vedoucí pracovníky znamená vyšší nároky na motivaci a rozvoj zaměstnanců. Rovněž zaměstnanci v tzv. trvalém home office znamenají pro zaměstnavatele možnost zvýšených nákladů například při školeních, kde je nutno uhradit cestovní náklady pro zaměstnance na místo školení, případně i s ubytováním.
Snad nejdůležitějším bodem při uvažování zaměstnavatele, zda home office svým zaměstnancům povolit či ne, je situace na trhu práce. V dnešní době, kdy je pracovní síly nedostatek, musí být zaměstnavatel konkurenceschopný. A to je skvělá zpráva pro všechny administrativní pracovníky a jim podobné profese. Čím více budou uchazeči o práci tento benefit požadovat, tím větší bude jeho nabídka mezi firmami. Ty, které jej nabízet nebudou, budou zhoršovat svoji situaci na pracovním trhu.